Events während der Pandemie: Erfahrungen, Learnings und Trends

In den vergangenen Monaten konnten wir gemeinsam mit unseren KundInnen viele Erfahrungen in Bezug auf digitale, hybride und live Events sammeln und unsere Learnings daraus ziehen. Diese möchten wir gerne mit Ihnen teilen.

 

Erfahrungen:

 

  1. Anfragen für Präsenzveranstaltungen immens gestiegen nach Maßnahmenlockerung:

 

Nachdem die Bundes- und Landesregierung(en) Lockerungen der Coronamaßnamen in Aussicht stellten, hatten wir einen enormen Anstieg von Anfragen für Präsenzveranstaltungen. Der Hunger nach persönlicher Begegnung und dem direkten Austausch war groß.

Damit diese Live-Veranstaltungen nicht zu „Superspreader-Events“ wurden, kümmerten wir uns um die richtigen Rahmenbedingungen der zu organisierenden Live-Events. Bereits im Januar haben wir das Seminar zum Hygienebeauftragten absolviert, um alle Hygienestandards sicher umsetzen zu können.

Dabei waren die selbst auferlegten Regeln oft noch strenger als die aktuell geltenden Vorschriften. Schließlich sollten sich sowohl die eingeladenen Gäste als auch die teilnehmenden MitarbeiterInnen sicher fühlen und die Veranstaltung vor Ort genießen können. Lasche Konzepte sind hier nicht erwünscht und sollten auch im Eigeninteresse nicht genutzt werden.

Wir helfen Ihnen gerne, bei der Erstellung eines solchen „wasserdichten“ Hygienekonzepts für Ihre Veranstaltung und beraten Sie in Bezug auf die aktuellen Regelungen und Möglichkeiten der Umsetzung Ihres Events.

 

  1. TeilnehmerInnen zum Live-Event bewegen: eine Herausforderung!

 

Die Gründe dafür sind vielfältig: bei manchen TeilnehmerInnen schwingt unterschwellig die Angst vor einer Infektion mit, anderen ist die Teilnahme aufgrund von Unternehmens-Vorgaben schlicht untersagt. Oder sie fühlen sich von den Inhalten nicht angesprochen…

Die Menschen sind wählerischer geworden!

Wir konnten jedoch feststellen, dass die Kommunikation eines ausgereiften und auch durchgesetzten Hygienekonzepts in Kombination mit interessanten, exklusiven Themen TeilnehmerInnen überzeugen konnte, doch zum Event vor-Ort zu kommen.

 

  1. Respekt vor der Technik und dem Neuen

 

Die Zeit etwas Neues auszuprobieren war nie so gut wie im letzten Jahr! Bei vielen neuen Formaten und Technologien gibt es viel zu entdecken und natürlich kann nicht immer alles von Anfang an perfekt sein. Man muss sich einfach mal trauen und Ausprobieren.

Diese Haltung war immer eine Extra-Meile wert und hat uns neue Wege und Lösungen aufgezeigt. Danke an alle unsere Kunden, die mit uns diesen Schritt gegangen sind. Gemeinsam haben wir spannende Events umgesetzt und viel Know-how für die Events von Morgen gesammelt.

 

Learnings:

 

  1. Noch mehr Flexibilität in der Planung von Live-Events

 

Durch die ständigen Änderungen und Anpassungen der aktuellen Corona-Maßnahmen mussten die KundInnen und wir unsere Flexibilität nochmals steigern. Sei es bei der Anpassung des Hygienekonzepts, der Entscheidung bzgl. Bestuhlung und Catering oder dem Umswitchen des Events von live bzw. hybrid zu komplett digital.

 

  1. Anpassung der Zeitplanung vor und während dem Event

 

Aufgrund der Komplexität der vielen Komponenten benötigt heute jedes Event mehr Zeitressourcen im Vorfeld. Rechnen Sie damit, dass eine erfolgreiche Planung und Umsetzung zeitintensiver ist als Sie es noch von vor der Pandemie gewohnt sind.

Durch die notwendigen Corona-Maßnahmen ändert sich das Zeitmanagement auch am Veranstaltungsort selbst. Als Beispiel die zeitintensive Kontrolle der 2/3-G(+) Kontrollen beim Zutritt des Veranstaltungsgeländes. Hier mussten wir, abhängig von der angekündigten Personenanzahl einen Zeitpuffer von bis zu 30 Minuten einplanen und eine funktionierende Logistik aufbauen.

Eine Lösung hierfür wäre die Möglichkeit eines vorab Uploads von Impf- und Genesungszertifikaten zu ermöglichen. Dies wurde in diesem Jahr schon bei der IAA MOBILITY 2021 in München erfolgreich durchgeführt und wird zukünftig sicher auch vermehrt bei kleineren Events umgesetzt werden.

 

  1. Das Potential digitaler Veranstaltungen ausschöpfen

 

a. Eingespartes Budget nutzen:

Das freigewordene Budget, z.B. durch nicht benötigtes Catering, sollte u.a. in hochwertigen Content, professionelle Moderation oder ein top ausgestattetes Studio investiert werden. Die Belohnung ist nicht nur das gute Feedback von TeilnehmerInnen, die bis zum Schluss dabei bleiben, sondern auch qualitativ hochwertiger Content, der vielseitig über die Veranstaltung hinaus genutzt werden kann.

 

b. LIVE muss nicht sein

Es hat sich gezeigt, dass nicht alles, was beim digitalen oder hybriden Event gezeigt wird, LIVE sein muss. Man kann auch Content vorproduzieren und diesen dann einspielen. Hier macht eine gesunde und vor allem abwechslungsreiche Mischung aus beidem den Unterschied.

 

c. Bedeutung Content Produktion

Fesseln Sie Ihr Publikum mit Geschichten! Sorgen Sie für Interaktion, informieren und unterhalten Sie. Auch bei digitalen Events gibt es Möglichkeiten die Menschen zu verbinden und sogar noch eine viel größere und internationalere Zielgruppe zu erreichen. Das fängt bei der „Sendeverpackung“ an (Countdown, Intro, Transitions, Outro, Sendelogo) und geht bis zur gekonnten Umsetzung Ihrer Story mit Bewegtbild und 3D Animation.

 

d. Gute  Teilnehmerkommunikation: wichtiger denn je

Auf der digitalen Reise der TeilnehmerInnen gibt es viele Möglichkeiten verloren zu gehen. Ein ausgeklügeltes Konzept zur TeilnehmerInnenkommunikation ist essentiell für ein erfolgreiches digitales Event. Was haben wir gelernt: wie informiere ich ausreichend, aber ohne zu nerven…? Medienbrüche sollten möglichst vermieden werden (z.B. getrennte Registrierung und Event-Plattform mit jeweils Double-Opt-in). Wie kann ich die Teilnehmer frühzeitig einbinden?

 

Trends für 2022:

  • Mit hybriden Events steht uns ein weiteres Instrument der Live-Kommunikation zur Verfügung. Welches Eventformat für welche Botschaft / Zielgruppe die beste Wahl ist will wohl überlegt sein und hängt nicht zuletzt auch vom zur Verfügung stehenden Budget ab. Lesen Sie dazu auch unseren Blogbeitrag „Hybrid – wirklich DIE Lösung“
  • Qualität vor Quantität: viele unserer Kunden haben bestätigt, dass die durch Corona erzwungene Begrenzung der Teilnehmerzahl bei Präsenzveranstaltungen viele Vorteile hatte. Die Events waren hochwertiger, die Gespräche tiefgehender und die Ergebnisse besser. Unsere Kunden werden auch 2022 deutlich mehr Aufwand in die Erstellung der Einladungsliste stecken und gezielt einen ausgewählten Personenkreis einladen statt einer breiten Masse.
  • Mit gekonntem Storytelling und hochwertigem Content überzeugen und diesen auch nach dem Event auf vielen Kanälen einsetzen.

 

Am Anfang jeder Planung steht die Idee. Unsere Round-Table-Diskussionen geben Impulse und Inspiration. Neugierig? Rufen Sie uns an

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