hybride Veranstaltungen

Schon - oder erst? - ein halbes Jahr ist es her, dass das Marketingtool „Events“ eine Vollbremsung einlegte, um dann aber sogleich mit Vollgas auf die digitale und virtuelle Rennstrecke zu starten.
Auch unsere Agentur hat sich nach einem kurzen Schockmoment rasend schnell in die Alternativen von Präsenzveranstaltungen vertieft, indem wir vorhandene Erfahrungen aus der vor-Corona-Zeit zusammengefasst und jede Möglichkeit der Fortbildung und des Erfahrungsaustausches genutzt haben. Mit Stolz können wir sagen, zu den Pionieren der neuen virtuellen Situation zu gehören, haben wir doch bereits Ende Mai einen kleinen Meilenstein mit unserer virtuellen #impulsgeberevents Veranstaltung gesetzt.

Wie geht es nun weiter? Welche Eventformate sind keine krisenbedingte Übergangslösung? Auch wenn es spannend und wandelbar bleibt, bei einem Eventformat sind sich die meisten einig:
Das hybride Event ist das Schlüsselformat der Zukunft und wird der neue Standard nach der Krise sein.

Aber was genau ist ein hybrides Event?

Ein hybrides Event ist

  • eine Präsensveranstaltung mit realer Anwesenheit von Teilnehmern vor Ort
  • bei gleichzeitiger Live-Übertragung (Live-Stream) ins Internet
  • für digital zugeschaltete Teilnehmer (=remote Teilnehmer),
  • die ebenso wie die Präsenz Teilnehmer vor Ort interaktiv eingebunden sind, und nicht nur dem Geschehen folgen

Ein einfaches Beispiel:
Eine internationale Tagung findet in einer Location in München statt. Die Gäste haben die Möglichkeit, ‚live‘ vor Ort teilzunehmen, oder sie schalten sich ‚remote‘ – also virtuell - über einen Desktop-PC, Laptop, Tablet oder ihr Smartphone z.B. aus dem Büro oder Homeoffice oder sogar von unterwegs zu.

Klingt doch eigentlich ganz simpel, ist in der Umsetzung aber sehr komplex.

Was macht hybride Eventplanung und Umsetzung so anspruchsvoll?

  • Im Grunde sind es zwei Eventformate mit zwei unterschiedlichen Publikumsperspektiven. Das entscheidende ist, sich von Anfang bis Ende immer umfassend in beide Teilnehmerperspektiven hinein zu versetzen: sowohl aus der Sicht und der live Erfahrung des Präsenzteilnehmers sowie aus der Sicht und dem live Erlebnis des remote Teilnehmers.

    Das betrifft in hohem Maß die Technologieanforderungen, und gleichermaßen die inhaltliche und interaktive Gestaltung, die quasi doppelte Regieplanung, die besonderen Anforderungen an Keynote Speaker und Referenten, und nicht zu vergessen die live Versorgung der Präsenzteilnehmer vor Ort und gleichermaßen die Pausengestaltung der remote Teilnehmer.

Die Vorteile ‚Hybrid Event‘ gegenüber rein digitalen Veranstaltungen:

  • Beibehaltung des live-Charakters mit Networking- und Erlebnismehrwert
  • Themenvermittlung für ein live und ein remote Publikum gleichzeitig
  • Ermöglichung von Messen, Veranstaltungen und Events unter der Berücksichtigung lokaler, regionaler, gesetzlicher Einschränkungen wie derzeit durch Covid-19
  • Teilnahme unabhängig von physischen, geographischen, gesetzlichen Grenzen möglich
  • Erhöhung der Reichweite
  • Inhalte werden digital aufgenommen und sind mehrfach im Marketingmix einsetzbar
  • Zusätzlich geben uns hybride Events, trotz Corona Vorschriften wie Hygienekonzepte, Teilnehmerbeschränkungen, Mindestabstand usw., die Möglichkeit eine Veranstaltung live zu erleben.

Die Nachteile, Unsicherheiten und Herausforderungen sollen nicht unerwähnt bleiben:

  • Höhere Investitionen als bei reinen virtuellen oder reinen Präsenzveranstaltungen
  • Größerer Planungs- und Technologieaufwand
  • Nur bei hoher Relevanz der Inhalte und professionellem Einladungs-/Teilnehmermanagement ist eine hohe virtuelle Teilnehmerquote zu erreichen (sofern die Teilnahme nicht verpflichtend ist)
  • Zur Interaktion der Teilnehmer müssen in der Regel mehrere Tools / Plattformen genutzt werden
  • Networking während der Veranstaltung zwischen den remote und den live Teilnehmern ist nur sehr schwierig darstellbar (aber machbar)
  • Eine große Herausforderung ist, den Erlebniswert der remote Teilnehmer genauso hoch zu gestalten wie den der live Teilnehmer

Praktische Tipps:

Wie schaffe ich es, dass das Event auch am Bildschirm zu einem „Erlebnis“ wird und sich die Teilnehmer nicht nur als distanzierte Zuschauer fühlen?

  • Moderator spricht mit der Kamera und dem Publikum
  • Keine langatmigen Vorträge
  • Abwechslungsreiche Gestaltung der Agenda
  • Überraschung für die virtuellen Teilnehmer planen
  • Lebendige Kameraregie mit Perspektivenwechsel
  • Call to Action: Interaktive Elemente einsetzen
  • Unterschiedliche und dennoch gleichberechtigte Programmpunkte für virtuelle und Präsenz Teilnehmer schaffen

Wie schaffe ich die virtuellen Teilnehmer auch die Atmosphäre wahrnehmen zu lassen?

  • Locationauswahl
  • Kameraperspektiven
  • Künstlerische Darbietungen, die auch die virtuellen Teilnehmer anspricht

Wir könnten noch ewig weiterschreiben … beispielsweise sind auch die verschiedenen rechtlichen Aspekte hybrider und virtueller Veranstaltungen zu prüfen und zu beachten. Um diesen Artikel aber nicht mit Informationen zu überladen, freuen wir uns auf Ihre Anfrage, wenn Sie mehr dazu wissen wollen.